日本で就労ビザを申請する方法：雇用主向けステップ・バイ・ステップガイド（2026年版）
日本で就労ビザを申請するには、企業が出入国在留管理庁（ISA）のオンライン申請システムを通じて、在留資格認定証明書（COE）の交付申請を行います。COEが交付されたら、従業員は母国にある日本大使館または領事館でビザの発給を申請し、その後日本に入国します。日本で住所を定めてから14日以内に、市区町村で住民登録を完了する必要があります。手続き全体には通常3～5か月かかり、その大半を占めるのがCOEの審査期間です。
高度な専門性を持つ人材を日本で採用するには、候補者任せにするのではなく、雇用主が手続きを主導する必要があります。就労ビザは、個人が単独で申請するものではありません。大使館での予約を取る前に、企業が従業員に代わって在留資格認定証明書（COE）を取得する手続きを開始します。
海外から採用手続きを管理する企業にとって、幸いなことに、COEの交付申請は現在、出入国在留管理庁のオンライン申請システムを通じて提出できます。そのため、手続きの初期段階で日本へ紙の書類を郵送する必要がなくなりました。対面での手続きが必要になるのは後の段階で、従業員が現在居住している国の日本大使館または領事館を訪れ、ビザの発給を受ける際です。
どの在留資格を選ぶべきか？
企業による採用の大半は、3つの在留資格でカバーできます。「技術・人文知識・国際業務（EHI）」は、最も柔軟性が高く、最も一般的に利用されている在留資格です。幅広い専門職に適用され、従業員が比較的スムーズに転職できる点も特徴です。
「高度専門職（HSP）」は、給与、学歴・資格、年齢などを対象とするポイント制による審査を採用しており、要件を満たす候補者には永住許可取得までの期間が短縮されるメリットがあります。「高度専門職2号（HSP2）」は、一定の条件を満たした高度専門職の在留資格保有者が移行できる区分で、在留期間が無期限となります。
適切な在留資格は、候補者の経歴やプロフィール、職務の種類、そして人員計画において転職のしやすさをどの程度重視するかによって異なります。
申請手続きの6つのステップ
- ステップ1： 書類の準備です。所要期間はおよそ2週間で、主に雇用主が担当します。企業の登記事項を証明する書類、雇用契約書、候補者の資格・学歴を証明する書類、および担当する職務がその資格・学歴に関連していることを示す補足資料を用意します。
- ステップ2： 出入国在留管理庁のオンライン申請システムを通じて、COEの交付申請を提出します。申請資格を満たす雇用主、または登録された代理人が、必要書類一式を直接アップロードします。雇用主が自ら申請するための要件を満たしていない場合は、資格を持つ行政書士が代理で申請できます。
- ステップ3： COEの審査です。これが最も時間のかかる段階であり、採用スケジュールが過小に見積もられやすい部分です。審査期間は、在留資格の種類や出入国在留管理庁のその時点での審査状況によって異なり、2～4か月かかることがあります。
- ステップ4： 従業員が居住国の日本大使館または領事館でビザを申請します。通常、COEを受領してから2週間以内に手続きが完了します。
- ステップ5： 日本への入国です。この時点で、従業員は入国する空港などで在留カードを受け取ります。
- ステップ6： 市区町村での住民登録です。日本で住所を定めてから14日以内に完了しなければなりません。
採用計画に必要な手続き期間を組み込むことが重要です。ほとんどの採用では、3～5か月のリードタイムを見込むのが現実的です。内定承諾後に初めて書類の準備を始める企業では、手続きの遅れによって入社予定日が数か月先送りになることが少なくありません。
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