妥協はもう終わりに： EORプロバイダーをアップグレードする方法
Deloitteの最新レポートによると、企業がより効率的な人材管理ツールとグローバル人材へのアクセスを求める中、EOR（Employer of Record）採用は今年も急増するといいます。 しかし、EORサービスの需要が急増している一方で、多くの企業は現在の採用モデルに苦戦しています。
Deloitteの同レポートは、いくつかの興味深い洞察を明らかにしています。 採用担当者の68％が、グローバル人材のフォローと管理が困難であると回答しています。同時に、64％が時間とリソースの配分の課題に直面し、62％が高いコストに悩まされています。
多くのEORプロバイダーが市場に氾濫する中、もはや画一的なソリューションに満足することはできません。成功の鍵は、それぞれの会社のニーズを真に理解し、グローバルな人材管理に合わせた最適な方法を提供するEORプロバイダーを選ぶことにあります。
現在のEORプロバイダーが適切でないなら、今こそ乗り換えを検討すべき時です。グローバル市場でビジネスを成功させるためには、個別サービスと深い専門知識を兼ね備えたプロバイダーと提携することが不可欠です。
EOR 移行の必要性を検討する
現在のEORから別のEORへの移行は、慎重な検討を要する重要な決定です。まず、現在のプロバイダーのパフォーマンスを評価することから始めましょう。
- 問題の特定： グローバル人材のフォローと管理が困難になっていませんか？法定雇用義務やコストに対応しきれなくなっていませんか？
- 目的を明確にする： コンプライアンスの改善、従業員体験の向上、拡張性の強化など、新しいEORに期待することを明確に定義します。
現在のプロバイダーとのギャップが明らかになった場合、よりニーズに適したプロバイダーを採用する時期かもしれません。
新しいEORプロバイダーの選択
新しいEORプロバイダーを選ぶには、徹底的な調査と比較が必要です。ここでは、適切なプロバイダーを見つける方法を紹介します。
- プロバイダーを調査・比較する： EORプロバイダーの候補を調べ、サービス範囲、地理的なカバー範囲、コンプライアンスに関する専門知識、コストを比較します。画一的なサービスではなく、カスタマイズされたソリューションを提供するプロバイダーに絞ります。
- 詳細な提案を求める： 候補となったEORに対して、既存の従業員の入社手続きや移行に関するアプローチを含む、詳細な提案を求めます。
- デューデリジェンスの実施： リファレンスをチェックし、コンプライアンス能力を把握することで、各プロバイダーの信頼性を確認します。また、オリジナルシステムも評価する必要があります。
柔軟性、堅牢なコンプライアンス・プロセス、優れたユーザー体験を提供するプロバイダーは、グローバル市場でビジネスを成功に導くことができるといえます。
移行を計画する
スムーズな移行には、綿密な計画と調整が必要です。以下はその重要なステップです。
- 包括的な移行計画を立てる： 現在のEORと新しいEORの双方と協力して、タイムライン、責任、マイルストーンを含む詳細な計画を作成します。
- 法的・契約的レビュー： 契約書に記載されているすべての法的要件とコンプライアンス要件を確認し、それらが満たされるためのロードマップをまとめます。
- コミュニケーション戦略： 移行について従業員に知らせ、安心させるためのコミュニケーション戦略を策定し、従業員が抱く可能性のある懸念に対処します。
データ転送の保護と入社手続きの促進
新しいEORへの移行で重要なのは、データの安全な転送と従業員のシームレスな入社手続きです。
- 従業員データの移行を調整する： 給与記録、雇用契約、福利厚生情報、コンプライアンス文書など、必要なすべての従業員データの移行を確実に行います。
- 入社手続きの促進： 新しいEORと協力して、従業員を適切に新システムに移行します。この際、給与や福利厚生に支障がないようにします。
- コンプライアンスチェックの実施： 新しいEORが各管轄区域のコンプライアンス・チェックを実施し、法的問題を未然に防いでいることを確認します。
優れたEORプロバイダーは、スムーズな入社手続きを行い、全地域でコンプライアンスを維持します。
従業員とのコミュニケーションとサポートの優先順位
移行期間中の従業員に対する適切なコミュニケーションとサポートは、士気と生産性を維持するためにいずれも重要です。
- 移行について従業員に知らせる： スケジュールや雇用形態の変更など、移行プロセスを明確に伝えます。
- 継続的なサポートの提供： 移行期間中、従業員にサポートを提供します。 給与、福利厚生、コンプライアンス要件などの変更に関する懸念に対応できる担当者を紹介します。
- フィードバックの仕組みを確立する： 移行中に従業員が直面する可能性のある問題に迅速に対処するためのフィードバック・ループを構築します。
対応力のあるEORプロバイダーは、移行期間中も従業員の信頼と満足度を維持するのに役立ちます。
現在のEORを解約する
現在のEORを正式に終了するには、慎重な管理が必要です。
- 契約終了手続きを行う： 現在のEORと協力して、未払い金を清算し、必要な書類をすべて回収します。
- コンプライアンスを維持する： 契約条件と現地の法律に沿った終了作業を行います。新しいEORがこのプロセスをサポートできる場合もあります。
この手続きを適切に管理することで、今後起こり得る法的・金銭的問題を防ぐことができます。
移行後のレビューと文書化
移行が完了したら、新しいEORのパフォーマンスを評価することが不可欠です。
- モニタリングとフィードバックの収集： 新しいEORが期待に応えているかどうかを確認するため、最初の数カ月間は新しいEORを注意深くモニタリングします。従業員や社内の利害関係者から、移行の経験や新しいプロバイダーのパフォーマンスに関するフィードバックを収集します。
- 学びを文書化し、手続きを更新する： うまくいったことを記録し、移行中に起きた課題を記録します。新しいEORの業務に沿うように社内の手続きを更新することで、将来、よりスムーズな経験を生み出します。
法的・財務的監査の実施
移行後の監査を実施することで、コンプライアンスと財務の健全性を促進します。
- 最終監査： 法的・財務的監査を実施し、前EORとのすべての義務が満たされ、新EORが完全にコンプライアンスに準拠していることを確認します。
- 継続的なコンプライアンス・モニタリング： 長期的な成功を促進するために、新しいEORと継続的なコンプライアンス・モニタリングを設定します。
コンプライアンスと財務の正確性を維持するためには、定期的な監査とモニタリングが不可欠です。
新しいEORパートナーへの切り替えの準備はできていますか？
新しいEORプロバイダーへの切り替えは、ビジネスの成功に影響を与える重要な決断です。現在のEOR契約が貴社のグローバルな野心を本当にサポートし、あらゆるニーズを満たしているかどうかを時間をかけて評価する価値があります。成功に必要な専門知識、柔軟性、サポートを提供する、最適なEORパートナーが他にある可能性があります。
すべては話し合いから始まります。現在のEOR契約を見直し、他の選択肢を検討することで、今すぐ第一歩を踏み出しましょう。適切なパートナーを選ぶことで、新たな機会を引き出し、成長を促進し、グローバル人材をシームレスに管理することができます。
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