EORから自社法人への移行：移行に向けた準備方法（Part 2）
貴社が海外雇用代行サービス（EOR）から自社法人への移行を決定したとします。法人設立の準備、社内チーム間の連携、そして移行を成功させるために必要な条件をどのように整えるべきかを解説します。
主なポイント
- 法人設立は、従業員を直接雇用する準備を整えるための一つのステップにすぎません。
- 法務、人事、財務、税務、給与計算などの各業務を一元的に調整する担当者を一人置くことが重要です。
- 移行日については、現地の要件や事業運営上の依存関係を踏まえて決定する必要があります。
- 銀行口座、各種登録、福利厚生、雇用条件、給与計算のインフラなどは、並行して準備を進める必要があります。
- 多くの国・地域では、雇用関連書類に過去の勤続期間を認める旨を記載することで、新しい雇用主のもとでも勤続年数に基づく権利を継続できる場合があります。
- 固定されたカレンダー上の日付よりも、各準備項目を満たしたことを確認する「レディネス・ゲート（Readiness Gates）」を移行判断の基準とする方が、より確実な判断につながります。
- 雇用契約や移行日を従業員に伝える前に、従業員へのコミュニケーション計画を立てておく必要があります。
移行を決定した後は、何をするのか？
このガイドのPart 1では、EORが引き続き適しているケース、法人設立の準備を始めるべきタイミング、そして事業が移行の準備を整えたタイミングについて解説しました。
Part 2では、その移行を決定した後の段階から始まります。
従業員を移行させるためには、単に法人を設立するだけでは不十分です。雇用主としての各種登録、銀行口座、給与計算のインフラ、福利厚生、雇用条件などが、直接雇用を支えられる状態になっている必要があります。
また、法務、人事、財務、税務、給与計算の各部門における責任と連携体制を明確にする必要があります。各チームがそれぞれ作業の一部を担当する一方で、各業務間の依存関係は一つのプロジェクトとして一元的に管理する必要があります。
事業が法人として実際に運営できる状態にあり、従業員の雇用に関する事項が整理され、未解決の前提事項に依存することなく移行を進められることを確認できた時点で、準備が完了したといえます。
移行の責任者は誰にすべきか？
EORから自社法人への移行では、複数の部門が同時に関与します。
法務部門は法人設立やガバナンスに関する要件を管理します。財務部門は銀行口座や資金調達を担当します。税務部門は各種登録を管理します。人事部門は雇用条件や福利厚生を準備します。給与計算部門は新しい給与計算プロセスを構築します。
各部門が作業の一部を担当する一方で、移行プロジェクト全体については、一人の担当者が責任を持って管理するべきです。
全体を統括する担当者がいなければ、各チームがそれぞれのタスクを完了させたとしても、プロジェクト全体の目的を達成できない可能性があります。法人設立は完了していても、銀行口座の準備が終わっていないかもしれません。雇用契約書は準備できていても、雇用主としての各種登録が有効になっていない可能性があります。また、EORの契約終了に必要な要件を把握する前に、移行日について話し合いが進んでしまうこともあります。
効果的なプロジェクト運営のためには、全体について責任を負う担当者を一人置き、各ワークストリームの担当者を明確にし、従業員の移行前に解決すべきすべての依存事項を共有して把握することから始めることが重要です。
従業員を移行させる前に、何を整えておく必要があるのか？
準備では、相互に関連する3つの領域に対応する必要があります。
- 法人の準備
- 従業員の準備
- 給与計算の準備
これらを順番に進める段階として捉えるべきではありません。各種登録手続きを進めている間に、給与計算の準備を始めることもできます。福利厚生や現地の要件を整理しながら、雇用条件を確認することもできます。
各ワークストリームは異なるスピードで進みますが、実行段階に入る前に、3つすべての準備が整っている必要があります。
法人は従業員を雇用できる運営体制になっているか？
法人の設立は、あくまでも始まりにすぎません。
従業員をEORから移行させる前に、新しい事業体には、直接雇用を支えるために必要なインフラが整っている必要があります。国によって異なりますが、以下のような準備が必要になる場合があります。
- 法人設立および各種登録
- 納税者番号の取得および雇用主登録
- 法人口座
- 社会保障および労働関連の登録
- 給与計算のインフラ
- 福利厚生の体制
- 現地の会計・コンプライアンス体制
これらの要件は相互に関連しています。銀行口座の準備は給与資金の支払いに影響します。雇用主登録の完了時期は、給与計算をいつ開始できるかに影響します。福利厚生については、直接雇用の初日から適用できるようにする必要がある場合があります。
法人として法的に存在していても、実際の運営体制が整っているとは限りません。準備が整っているとは、雇用主としての責任を果たせる状態にあることを意味します。
従業員に関する事項は解決されているか？
従業員は、ある法的雇用主から別の法的雇用主へ移行することになります。その前に、現地法および予定している移行方法が以下の事項にどのような影響を与えるのかを理解する必要があります。
- 雇用契約
- 認定される入社日および勤続年数
- 勤続年数に基づく権利
- 取得済みの休暇
- 賞与およびインセンティブ
- 福利厚生
- 通知期間に関する要件
- 社会保障
- 年金または退職制度
- ビザおよび就労許可
国によっては、雇用契約の移転または更改が認められる場合があります。一方で、EORとの雇用を終了し、法人との間で新たな雇用契約を締結することが必要となる場合もあります。
多くの国では、新しい雇用主が従業員のEORでの過去の勤続期間を認める形で雇用関連書類を整えることができます。これにより、法的な雇用主が変わったことだけを理由に、勤続年数に基づく権利をリセットすることなく継続できます。
現地法および雇用条件によって異なりますが、こうした権利には、通知期間、退職金、休暇の累積、福利厚生の受給資格、その他の勤続年数に応じて発生する権利などが含まれる場合があります。雇用関連書類には、認定される勤続開始日と、既存の権利をどのように引き継ぐのかを明確に記載する必要があります。
必要な対応については、契約書を作成したり、従業員に対して約束したりする前に、現地で確認しておく必要があります。過去の勤続期間を認める場合は、その内容を雇用契約、HR記録、福利厚生、給与計算データにわたって一貫して記録する必要があります。
法人設立後、最初の給与計算サイクルに向けた準備はできているか？
給与計算の準備は、法人設立が完全に完了する前から始めるべきです。
新しい給与計算プロセスには、正確な従業員データ、有効な各種登録、銀行口座の準備、税務および社会保障の設定、源泉徴収ルール、そして確実な資金調達・支払いプロセスが必要になります。
また、後に旧体制と新体制を連携させるために、EORの通知要件と最終給与計算のプロセスについても把握しておく必要があります。
準備段階では、以下の事項を確認する必要があります。
- どの従業員データを移行する必要があるか
- 給与計算を開始する前に、どの登録手続きを完了させる必要があるか
- 給与計算の資金をどのように用意するか
- どの控除項目および法定要件を設定する必要があるか
- 新しい給与計算をどのようにテストするか
- 最終的なEORの給与計算サイクルと、法人での最初の給与計算サイクルをどのように連携させるか
Part 3では、詳細なテスト、最終給与計算の調整、そして本番環境への切り替えについて解説します。
移行予定日はどのように設定すべきか？
企業は、まず希望する日付から検討を始めることがよくあります。
「10月1日までに全員を法人へ移行したい。」
しかし、その日付も、その前提となる各種の依存事項が整理されるまでは、あまり意味を持ちません。日付を確定する前に、企業は以下を確認する必要があります。
- その日までに法人を実際に運営できる状態にできるか？
- 税務登録および雇用主登録は有効になっているか？
- 給与支払いに必要な資金を銀行口座から用意できるか？
- 雇用関連書類は確認できる状態になっているか？
- 福利厚生を空白期間なく開始できるか？
- EORには十分な通知期間があるか？
- ビザや就労許可に関する要件を完了できるか？
現実的な移行日は、これらの回答から決まります。
暫定的な日付が決まったら、各ワークストリームは、直接雇用を開始する予定日から逆算して準備を進めることができます。重要な依存事項に変更が生じた場合は、その日付を最終確定日として従業員に伝える前に、見直す必要があります。
移行を進めるうえで、どのような計画原則を意識すべきか？
国によって要件は異なりますが、いくつかの原則を意識することで、移行プロジェクトを現実的に進めることができます。
運営準備が整っていることを移行の判断基準とする
法人設立だけでは、従業員を受け入れる準備が整ったことにはなりません。
必要な各種登録、銀行口座、給与計算のインフラ、福利厚生、雇用関連のプロセスが整ってから、従業員の移行を進めるべきです。
移行予定日をEORと調整する
移行スケジュールを確定する前に、EORの通知、契約終了、必要書類、最終給与計算に関する要件を把握しておく必要があります。
EORからの移行は、独立した事務手続きではなく、同じ移行プロジェクトの一部として捉えるべきです。
本番稼働前に給与計算のテストを計画する
給与計算の設計には、従業員が実際に利用する前に、テスト、検証、問題解決を行うための時間を確保する必要があります。
Part 3では、このテストをどのように実施し、最初の本番給与計算サイクルをどのように管理するかについて解説します。
90日間のフレームワークをどのように準備に活用できるか？
90日間という期間は、EORから自社法人への移行準備を進めるうえで有用な計画の枠組みとなりますが、すべてのケースに当てはまるものではありません。
市場によってはより短期間で移行できる場合もあります。一方で、法人設立、銀行口座、雇用主登録、従業員の移行に関するルール、その他の現地要件などによって、より長い時間が必要になる場合もあります。
このフレームワークの価値は、その順序にあります。プロジェクトを次の段階へ進める前に、各段階で明確な成果を達成する必要があります。
| 期間 | 主な目的 | 主な活動 |
|---|---|---|
| 1～30日目 | 基盤を構築する | 法人および雇用構造を確認する。 |
法人設立、銀行口座、各種登録の手続きを開始する。
EORの契約終了要件、従業員の雇用条件、福利厚生を確認する。
担当者を割り当て、依存事項を整理した計画を作成する。
| 31～60日目 | 設立から運営準備へ移行する | 各種登録および給与計算の設定を進める。 |
|---|
雇用関連書類と福利厚生の準備を進める。
認定される勤続開始日を確認し、勤続年数に基づく権利や取得済みの権利をどのように引き継ぐかを確定する。
従業員データを検証し、コミュニケーションの準備を進める。
| 61～90日目 | 検証、移行、安定化を行う | 準備状況の確認と給与計算のテストを完了する。 |
|---|
従業員関連書類を最終確定する。
EORの契約終了と、新しい雇用主による雇用開始日を調整する。
移行を完了し、給与、福利厚生、データに関して初期段階で発生する問題に対応する。
このフレームワークは、準備段階から実行段階へどのようにつなげていくかを示すものです。
会社が移行を進める準備が整ったことを、どのように判断するか？
90日間のフレームワークを活用することで、準備を体系的に進めることができます。一方で、各チームがその日程を確約されたスケジュールとして捉えてしまうと、誤った安心感につながる可能性もあります。
移行は、準備状況に基づいて進めるべきです。従業員を移行させる前に、各ワークストリームにおける重要な確認事項について、会社として「はい」と答えられる状態になっている必要があります。
| 準備項目 | 確認すべき事項 |
|---|---|
| 法人の準備 | 法人設立は法的に完了しているか？ 税務登録および雇用主登録は有効になっているか？ 法人は給与支払いに必要な資金を用意できるか？ 会計、コンプライアンス、福利厚生、雇用関連のプロセスは整っているか？ |
| 従業員の準備 | 現地の移行要件は確認されているか？ 雇用契約は準備できているか？ 適切な場合、勤続年数に基づく計算のために過去の勤続期間は認められているか？ 取得済みの休暇、福利厚生、就労許可について対応できているか？ 従業員は何が変わるのかを理解しているか？ |
| 給与計算の準備 | 従業員データは完全かつ検証済みか？ 給与計算は現地の要件に合わせて設定されているか？ 控除項目および資金準備は整っているか？ テストは完了しているか？ EORによる最終給与計算と法人による最初の給与計算を連携できるか？ |
社内のマイルストーンを一つ逃したとしても、挽回できる場合があります。しかし、準備完了の判断基準を満たしていない場合は、移行を延期すべきです。
日程を変更することは不都合かもしれません。しかし、従業員を十分に支えられない運営体制へ移行させることは、はるかに大きな問題を引き起こします。
準備の各項目は誰が担当するのか？
EORから自社法人への移行では、あまりにも多くの部門が関与するため、責任の所在を曖昧なままにしておくことはできません。
会社には、移行全体を把握できる一人のプロジェクト責任者と、それぞれの担当領域について責任を負うワークストリーム担当者が必要です。
シンプルな役割分担の例として、以下のような体制が考えられます。
| ワークストリーム | 主な担当者 | 準備における責任 |
|---|---|---|
| 法人設立 | 法務／コーポレート部門 | 法人設立および会社関連の要件 |
| 税務・雇用主登録 | 税務／財務部門 | 納税者番号、雇用主登録および法定手続きの設定 |
| 銀行口座・資金調達 | 財務／トレジャリー部門 | 銀行口座、承認手続きおよび給与支払いの資金調達モデル |
| 雇用の準備 | 人事／法務部門 | 雇用契約、権利、給付・手当、必要書類 |
| 福利厚生 | 人事部門 | 制度設計、加入手続きおよび継続性 |
| 給与計算の準備 | 給与計算／財務部門 | 設定、データ、テスト計画および資金準備 |
| EORとの調整 | 人事／プロジェクト責任者 | 通知要件、終了計画およびプロバイダーとの調整 |
| 従業員へのコミュニケーション | 人事／経営陣 | タイミング、メッセージおよびサポート計画 |
| プロジェクト全体 | プロジェクト責任者 | 依存事項、準備状況の確認および移行承認 |
具体的な体制は組織によって異なりますが、すべての依存事項には担当者を置く必要があります。プロジェクト責任者は各ワークストリームの進捗を横断的に把握し、準備状況に影響が出る前に、部門間の調整が必要な問題を解決する必要があります。
従業員へのコミュニケーションはどのように準備すべきか？
会社が法人を設立すると知った従業員は、それが自分の仕事にどのような意味を持つのか、すぐに疑問に思うかもしれません。
従業員からは、次のような質問が出る可能性があります。
- 現在の雇用は終了するのか？
- 給与や福利厚生は変わるのか？
- これまでの勤続期間、休暇、その他の勤続年数に基づく権利は認められるのか？
- 新しい雇用契約に署名する必要があるのか？
- 移行はいつ行われるのか？
会社は正式なコミュニケーションを開始する前に、これらの質問に対する確実な回答を準備しておく必要があります。
なぜ会社が変更を行うのかを説明する
この移行は、その市場に対する会社の長期的なコミットメントの表れとして説明することができます。
従業員に会社の組織構造について詳しく説明する必要はありません。しかし、なぜ法的な雇用主が変わるのか、そして新しい法人が会社の長期的な計画をどのように支えるのかを理解してもらう必要があります。
何が変わり、何が変わらないのかを確認する
コミュニケーションでは、雇用契約、給与・報酬、福利厚生、休暇、勤続年数、給与計算、その他の関連する雇用条件について説明する必要があります。
詳細が確定する前に、「すべて同じです」といった約束をすることは避けるべきです。まだ回答が確定していない事項については、いつまでに確認するのかを明確に伝える必要があります。
確認・サポートのための時間を計画に組み込む
従業員が書類を確認し、質問するために十分な時間を確保する必要があります。現地法によっては、通知、協議、同意などが必要になる場合もあります。
移行計画には、移行前の確認期間と、従業員からの質問に対応するための明確な問い合わせ窓口の両方を含める必要があります。
EORから自社法人への移行準備に関するよくある質問
移行の準備はいつ始めるべきですか？
法人設立が次のステップとして適切だと判断した段階で、移行の準備を始めるべきです。法人設立、各種登録、銀行口座、従業員関連の手続き、給与計算の準備は、並行して進めることができます。
給与計算の準備を始める前に、法人を設立する必要がありますか？
いいえ。給与計算に必要な事項、従業員データ、資金調達の必要性、各種登録に関する依存関係などは、法人設立の手続きを進めながら整理することができます。
従業員が新しい法人へ移行する際、過去の勤続期間を引き継ぐことはできますか？
多くの国・地域では可能です。雇用契約書に従業員の当初の入社日を記載し、勤続期間に応じた権利が雇用主の変更によって自動的にリセットされないようにすることができます。
具体的な取り扱いは、現地法および移行方法によって異なります。勤続期間の取り扱いについては、雇用契約書に明確に記載し、HR、給与計算、福利厚生の各記録にも一貫して反映させる必要があります。
移行を主導するのは誰ですか？
1人のプロジェクト責任者が、法務、人事、財務、税務、給与計算の各領域を横断して全体を把握する必要があります。一方で、各ワークストリームについては、それぞれ責任者を置く必要があります。
移行日はどのように決めるべきですか？
移行日は、事業上の希望だけでなく、法人、従業員、給与計算の準備状況を基準に決定すべきです。重要な依存事項が確認されるまでは、確定日ではなく暫定日として扱う必要があります。
従業員にはいつ伝えるべきですか？
コミュニケーションは早い段階から計画し、会社として信頼できる情報を提供できる段階で実施するべきです。また、現地の法令に基づく通知、協議、同意に関する要件がタイミングに影響する場合もあります。
準備が円滑な移行のための条件を整える
EORから自社法人への移行は、契約書への署名や給与計算の開始日を固定することから始めるべきではありません。
まずは準備から始まります。新しい法人が雇用主として業務を行える状態になっている必要があります。従業員の権利や福利厚生についても、どのように取り扱うかを明確にする必要があります。給与計算については、初回の給与計算を行うために必要な登録、データ、資金、設定を整えておく必要があります。そして、すべての依存事項について責任者を明確にする必要があります。
準備状況を整えることで、移行は単なる意向から、実行可能な運用計画へと変わります。
このシリーズのPart 3では、次のステップとして、従業員の移行、EORからの移行手続き、給与計算の切り替え、そして新しい法人のもとでの安定運用について解説します。
EORから自社法人への移行準備を始める準備はできていますか？ GoGlobalが移行計画の策定をサポートします。
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